Ontslagrecht en dossieropbouw: Het belang van een goede voorbereiding voor werkgevers

Het beëindigen van een dienstverband is een lastige aangelegenheid, waarbij werkgevers strikt de juridische regels moeten volgen. Een veelvoorkomende valkuil is het niet voldoende opbouwen van een dossier, wat bij een ontslagaanvraag grote problemen kan opleveren bij de rechter. In deze blog leggen we uit waarom een goed dossier essentieel is voor een succesvol ontslag en hoe u dit als werkgever zorgvuldig kunt opbouwen. Daarbij verwijzen we ook naar relevante wetgeving die van toepassing is op ontslag.

Het belang van dossieropbouw

Als een werkgever een werknemer wil ontslaan wegens disfunctioneren of verwijtbaar handelen, is het van cruciaal belang om dit goed te documenteren. De rechter beoordeelt of het ontslag gerechtvaardigd is en zal daarbij vooral kijken naar de inspanningen van de werkgever om de werknemer te begeleiden en verbeteren. Zonder een goed onderbouwd dossier riskeert de werkgever dat het ontslag ongeldig wordt verklaard. Dit kan leiden tot hoge kosten, zoals doorbetaling van loon of een extra ontslagvergoeding.

Artikel 7:669 lid 1 en 3 BW geeft aan wanneer een werkgever de overeenkomst mag opzeggen. Dit is alleen mogelijk als daar een redelijke grond voor is. Een van de redelijke gronden is “disfunctioneren”, mits de werkgever kan aantonen dat hij de werknemer voldoende heeft geholpen om zijn functioneren te verbeteren. Hier ligt de kern van het belang van een goed opgebouwd dossier.

Stappen voor een sterk dossier

1. Vastleggen van problemen en prestaties

Het is van belang om structureel problemen of tekortkomingen van de werknemer te documenteren. Dit houdt in dat u schriftelijk verslag moet maken van zaken zoals slechte prestaties, gemiste deadlines, of ongewenst gedrag. Alle functioneringsgesprekken, waarschuwingen, en eventuele verbetertrajecten moeten helder in het dossier worden opgenomen. Deze documentatie is essentieel om aan te tonen dat er een legitieme basis is voor het ontslag.

2. Verbetertraject bieden

Een ontslag op basis van disfunctioneren is alleen gerechtvaardigd als de werkgever de werknemer voldoende kans heeft gegeven om zijn functioneren te verbeteren. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een verbetertraject, waarin duidelijke doelen en een redelijke termijn worden vastgelegd. Volgens artikel 7:611 BW, dat de verplichting van goed werkgeverschap vastlegt, is de werkgever verplicht om de werknemer actief te ondersteunen bij het verbeteren van zijn prestaties. Denk daarbij aan extra begeleiding, opleidingen, of coaching.

3. Waarschuwingen schriftelijk geven

Een andere belangrijke stap in de dossieropbouw is het geven van schriftelijke waarschuwingen. Zorg ervoor dat u de werknemer formeel waarschuwt voor de gevolgen van het uitblijven van verbetering. Dit toont aan dat de werknemer voldoende op de hoogte is gesteld van de situatie en de gevolgen van aanhoudend slecht functioneren. Een van de mogelijkheden is om de werknemer te verzoeken de waarschuwingen te ondertekenen. Zonder deze stap kan de rechter oordelen dat het ontslag te abrupt is geweest en de werknemer niet de kans heeft gekregen om zijn gedrag te verbeteren.

De laatste stap: het ontslag

Als er ondanks alle inspanningen geen verbetering optreedt, kan ontslag onvermijdelijk zijn. In dat geval kan ontslag via kantonrechter worden aangevraagd. Wanneer het ontslag gebaseerd is op disfunctioneren, is de kantonrechter doorgaans de aangewezen partij. Daar zal uw dossier nauwgezet worden beoordeeld. Een goed opgebouwd dossier zorgt ervoor dat u kunt aantonen dat u alles hebt gedaan om de werknemer te helpen, wat de kans vergroot dat de rechter het ontslag goedkeurt.

Conclusie

Een zorgvuldig opgebouwd dossier is onmisbaar bij een ontslag op basis van disfunctioneren of verwijtbaar gedrag. Door consequent vast te leggen, de werknemer voldoende ondersteuning te bieden en schriftelijke waarschuwingen te geven, kunt u als werkgever aantonen dat u aan alle wettelijke verplichtingen hebt voldaan. Dit voorkomt juridische complicaties en vergroot de kans op een succesvol ontslag.

Heeft u ondersteuning nodig bij het opbouwen van een dossier of het voorbereiden van een ontslagprocedure? Neem gerust contact met ons op voor professioneel advies.